Mitarbeiter*in (w/m/d) Office Management - Schwerpunkt Assistenz der Geschäftsführung

KölnBusiness Wirtschaftsförderung
Standort: Köln, Vollzeit mit Option auf Teilzeit

In Deutschlands attraktivster Metropole gibt es derzeit auch die interessantesten Jobs in der deutschen Wirtschaftsförderung: Als Tochterunternehmen der Stadt Köln kümmert sich die KölnBusiness Wirtschaftsförderung umfassend um Unternehmen, Investor*innen, Gründer*innen und Fachkräfte. Mit zahlreichen Projekten und Angeboten fördern wir die Entwicklung des Wirtschaftsstandorts und der „Marke“ Köln.


Für unser stetig wachsendes und engagiertes Team suchen wir Verstärkung im Bereich Office Management. Eine Riesenchance – für den Standort Köln und für Dich! Unser Team freut sich auf Dich und Deine Expertise.


Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt.


Mitarbeiter*in (w/m/d) Office Management - Schwerpunkt Assistenz der Geschäftsführung


Deine Aufgaben:

  • Entlastung und Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen Bereich sowie im Tagesgeschäft
  • Proaktive Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Aufsichtsratssitzungen, fachlicher Termine und Besprechungen, u. a. Plausibilitätsprüfung von Vorlagen, Protokollführung und Wiedervorlagen
  • Terminorganisation der Geschäftsführung sowie zentraler Termine
  • Eigenständige bzw. vorlagereife Bearbeitung von Vorgängen und Korrespondenz
  • Unterstützung in Projekten und eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben
  • Enge Abstimmung mit dem Strategie Office der KölnBusiness bei der Gremienarbeit und der internen Kommunikation auf Leitungsebene
  • Empfang und Betreuung von Besuchern der Geschäftsführung
  • Unterstützung des Office Managements


Dein Profil:

  • Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium der Wirtschafts-, Wirtschaftsrechtswissenschaften oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Kenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil
  • Erfahrungen in der inhaltlichen Betreuung/Zusammenarbeit von Gremien und Akteuren wünschenswert
  • Teamplayer und Bereitschaft zur interdisziplinärer Projektarbeit
  • Ein offenes und kreatives Mindset
  • Strukturierte Herangehensweise an komplexe Aufgabenstellungen sowie hohe Analysefähigkeiten
  • Selbständige, zuverlässige, pragmatische und konstruktive Arbeitsweise
  • Hohes Durchsetzungsvermögen, Ausdauer und Umsetzungsstärke
  • Hohe Eigenmotivation, Begeisterungsfähigkeit, Kommunikationsstärke sowie ausgeprägtes Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe
  • Hohe Flexibilität bei der Priorisierung von Themen und Aufgaben sowie die Fähigkeit inhaltlich den Überblick zu behalten und proaktiv Themen zu steuern
  • Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) sowie mit digitalen Arbeits-, Projektmanagement- und Kommunikationstools
  • Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse


Wir bieten:

  • Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in der viertgrößten Stadt Deutschlands mit vielen national und international tätigen Unternehmen
  • Echte Gestaltungsspielräume in einem engagierten und agilen Team
  • Ein attraktives Arbeitsumfeld in der Kölner Innenstadt mit modernster technischer Ausstattung
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, eine offene Unternehmenskultur
  • Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
  • Flexibles, mobiles Arbeiten und eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD


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Bitte bewirb Dich online mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins.

Die KölnBusiness Wirtschaftsförderung fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und begrüßt deshalb Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, eventueller Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wichtiger Hinweis: Bitte bewirb dich ausschließlich über das verlinkte Bewerbungsformular. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

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