Office Manager*in (m/w/d) am Empfang

KölnBusiness Wirtschaftsförderung
Standort: Köln, Vollzeit oder Teilzeit

In Deutschlands schönster Stadt gibt es derzeit auch die interessantesten Jobs in der deutschen Wirtschaftsförderung: Als Tochterunternehmen der Stadt Köln kümmert sich die KölnBusiness Wirtschaftsförderung umfassend um Unternehmen, Investor*innen, Gründer*innen und Fachkräfte. Mit zahlreichen Projekten und Angeboten fördern wir die Entwicklung des Wirtschaftsstandorts und der „Marke“ Köln.

Für unser stetig wachsendes und engagiertes Team suchen wir Verstärkung im Bereich Office Management. Eine Riesenchance – für den Standort Köln und für Sie! Unser Team freut sich auf Sie und Ihre Expertise.

Sie arbeiten gern und freuen sich auf gute Zusammenarbeit und Atmosphäre? Dann verstärken Sie unser KölnBusiness Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Office Manager*in (m/w/d) am Empfang

Ihre Aufgaben: 

• Als erste Kontaktperson begrüßen und betreuen Sie unsere nationalen und internationalen Kunden, Dienstleister und Lieferanten.
• Sie sind für den professionellen Empfang und die Betreuung von Gästen in deutscher und englischer Sprache verantwortlich.
• Sie erteilen kompetente Auskünfte und übernehmen die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten.
• Sie kümmern sich um die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost, Paket- und Kuriersendungen, sowie Büroadministration und -organisation.
• Sie übernehmen das Catering und weitere Bestellungen innerhalb des Verantwortungsbereiches.

Ihr Profil: 

• Sie haben erfolgreich eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Hotelfachfrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung an der Rezeption/ am Front Office.
• Sie haben idealerweise in folgenden Themenfeldern bereits gearbeitet: z.B. Guest Relations, Catering, Kundenservice.
• Sie sind kommunikationsstark, entscheidungsfreudig, haben ein sicheres und verbindliches Auftreten und bringen außerdem Belastbarkeit und Flexibilität mit.
• Sie arbeiten gerne serviceorientiert, verantwortungsvoll, selbstständig und engagiert.
• Sie lieben es, zu organisieren und Ungeplantes machbar zu machen.
• Sie sind sicher im Umgang mit digitalen Arbeits- und Kommunikationstools, u.a. kennen Sie sich bestens mit den gängigen MS-Office Produkten (insbesondere Outlook, Teams und Word) aus.
• Kenntnisse mit CRM-Systemen, beispielsweise Salesforce, sind von Vorteil.
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und sehr gute mündliche und auch schriftliche Englischkenntnisse für unsere internationalen Kunden.

Wir bieten:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in der viertgrößten Stadt Deutschlands mit vielen national und international tätigen Unternehmen
• Echte Gestaltungsspielräume in einem engagierten und agilen Team
• Ein attraktives Arbeitsumfeld mitten in der Kölner Innenstadt mit modernster technischer Ausstattung
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, eine offene Unternehmenskultur
• Eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge angelehnt an die Zusatzversorgungskasse der Stadt Köln
• Vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD