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Viele Unternehmer fragen sich: Wie kann ich meinen Betrieb digitalisieren? Henry Horn plante sein Startup von Beginn an digital und hat viele Tipps für Handwerker*innen und Unternehmer*innen.
Henry Horn hat ein Faible für Fahrräder. Aufgrund einiger schlechter Erfahrungen bei Werkstätten und dem fehlenden Service-Gedanken, kam ihm die Idee, Reparaturen und den Service in diesem Bereich neu zu gestalten. Das Konzept sollte clever, innovativ und vor allem digital sein. Deshalb entschloss sich Horn, im Jahr 2020 gemeinsam mit seinem Freund Konrad Essers ein Startup zu gründen, das sich zunächst auf einen smarten Reparatur-Lieferservice konzentrierte. Inzwischen fokussiert sich smartvélo, so der Name, auf die Auslieferung ganzer Fahrradflotten für bekannte Firmen aus der Delivery-Branche. Dazu kommt ein Rundum-Service, der die vorausschauende Wartung der Flotten, das Tracking der Bikes sowie außerplanmäßige Reparaturen beinhaltet. Die Kunden von smartvélo werden nach dem Kauf somit vollumfänglich versorgt.
Smarte Vernetzung
Um dabei möglichst effektiv zu sein, erfasst er alle relevanten Daten digital und leitet diese bei Bedarf direkt an seine Mitarbeitenden weiter. Von einer Zettelwirtschaft kann deswegen in der Werkstatt von smartvélo keine Rede sein. Vielmehr bekommen die Monteure ihre Aufträge aus dem Büro direkt auf ihre Tablets oder die jeweiligen Werkstattrechner gesendet, die ihnen am Arbeitsplatz vorliegen.
„Alle Mitarbeiter haben bei uns durch ihre Endgeräte einen Überblick darüber, was in der Werkstatt und vor allem bei den Fahrrädern passiert – egal wo sie gerade sind“, sagt Horn, dessen Mitarbeitende die Fahrräder von smartvélo selbst entwickelt haben.
Etwa 250 davon bewegen sich derzeit auf Kölner Straßen. Entsprechend wichtig ist die Digitalisierung für Horn, da eine verlässliche Planung ohne die erhobenen Daten kaum machbar wäre. Materialen würden nicht gezielt eingekauft, Ressourcen unnötig verschwendet werden. „In vielen Fahrradwerkstätten gibt es pro Auftrag viel zu viele Zettel. Einen für die Abholung beim Kunden, einen für Auftrag an sich, einen für den Mechaniker und so weiter“, erklärt Horn. „Diesbezüglich gibt es aktuell aber viel smartere Wege der Umsetzung.“
Entsprechend genau kann Horn beispielsweise den Bedarf von Ersatzteilen oder den Arbeitsaufwand seiner Monteure im Detail vorhersehen. „Wir erfassen derzeit eigene Daten, die wir mit einer Schnittstelle mit anderen bereits erhobenen Daten verknüpfen können. So lassen sich beispielsweise Wetterdaten mit dem Verschleiß von Fahrradkomponenten in Verbindung setzen.“
Effiziente Arbeitsweise
Eine Vorgehensweise, die Horn recht gibt. Denn sein Unternehmen wächst stetig. 20 Mitarbeitende sind bei smartvélo aktuell fest eingestellt. Dazu kommen freie Mitarbeiter sowie diverse Partner. Und es werden in den nächsten Wochen und Monaten noch viele weitere hinzukommen, da sich smartvélo zeitnah an einem weiteren Standort etablieren möchte.
Dass Horn auf ein cleveres Konzept gesetzt hat und digital nahezu optimal aufgestellt ist, hat sich von Anfang an bezahlt gemacht. Deshalb rät er auch anderen Handwerksbetrieben dazu, sich in puncto Digitalisierung bestmöglich aufzustellen. „Eigentlich müsste sich bei vielen Unternehmen dort eine Menge tun, aber im Alltagsgeschäft ist das nicht so einfach, da dieses natürlich weiterlaufen muss“, zeigt Horn Verständnis. „Die Prozesse aufzusetzen, sie durchzubringen und das Personal anzulernen ist eine große Hürde. Aber es lohnt sich, da man als Unternehmen einfach viel effizienter und damit besser arbeiten kann. Auch wir sind noch nicht perfekt, aber auf einem sehr guten Weg.“
Allerdings stellen sich viele Unternehmer die Frage: Wo soll ich anfangen, um meinen Betrieb digitaler aufzustellen? Die richtige Antwort darauf zu finden, ist nicht leicht. Gleichzeitig gibt es Institutionen, die dabei enorm behilflich sein können – und das kostenlos.
„Wir raten Unternehmen grundsätzlich, sich als ersten Schritt über die Bedarfe in den einzelnen unternehmerischen Bereichen bewusst zu werden. So lässt sich herausfinden, an welcher Stelle genau es notwendig ist, Optimierungen vorzunehmen, und wie die Digitalisierung dabei helfen könnte“, sagt Dr. Dorit Meyer, die bei KölnBusiness als Projektmanagerin für Innovationsförderung und Technologietransfer tätig ist. „Dabei kann es beispielsweise um die Bereiche Einkauf, Rechnungswesen, Lagerlogistik, Produktion und Vertrieb gehen. Aber auch bezüglich Personalverwaltung und -entwicklung sowie interner Kommunikation gibt es oft Kosteneinsparungspotenziale, die durch die Einführung digitaler Tools abgerufen werden können.“
Bedarf ermitteln
Um zunächst herauszufinden, wie hoch der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens ist, bieten sich Digitalisierungs-Checks und der Einstieg durch die Unternehmerfragen zur Digitalisierung von Mittelstand-Digital an. Wenn sie so ihre Bedarfe ermittelt haben, können die Betriebe auf KölnBusiness zugehen. „Wir beraten die jeweiligen Betriebe gerne mit Informationsangeboten zum Thema Förderung und Vernetzung. Denn es ist ganz klar: Die Investitionen, die in die Digitalisierung getätigt werden, müssen zunächst gestemmt werden können“, sagt Meyer. „Und dabei helfen eben öffentliche Förderprogramme, die beispielsweise für Investitionen in den Bereichen Anschaffung für Hard- und Software, digitale Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen sowie Personalkosten in Anspruch genommen werden können. Im KölnBusiness-Fördermittelkompass sind diese übersichtlich dargestellt.“
Vermittlung an Beratungseinrichtungen
Auf dieser Grundlage kann letztlich ein ausführliches Beratungsgespräch mit den Fachleuten von KölnBusiness geführt werden. Im Nachgang bekommen interessierte Unternehmen eine gut strukturierte Zusammenstellung der am besten passenden Förderprogramme an die Hand. In einem nächsten Schritt kann KölnBusiness zudem Kontakte zu weiterführenden Institutionen herstellen, die ihnen mit einem individuellen, strategischen Leitfaden helfen und sie bei der Umsetzung der ersten Maßnahmen in puncto Digitalisierung begleiten.
Ein Beispiel für eine solche Einrichtung ist der Digital Hub Cologne (DHC) als Träger des „Mittelstand Digital Zentrum Rheinland“ in Kooperation mit der TH Köln und der RWTH Aachen. Sich als Unternehmen smarter aufzustellen, stellt also nicht zwangsläufig eine schwer zu lösende Aufgabe dar. Denn es stehen genügend Fachleute und Fördermittel zur Verfügung, die bei der digitalen Transformation enorm hilfreich sein können. Nun liegt es an den einzelnen Unternehmen, ihren Weg in eine digitale und somit erfolgreiche Zukunft zu beschreiten.
