In Köln Gewerbe anmelden: Übersicht über alle wichtigen Formalitäten

KölnBusiness ist deine Ansprechpartnerin, wenn du dich in Köln selbstständig machen willst! Wir wissen über alle Formalitäten und rechtlichen Schritte Bescheid und vermitteln dir die richtigen Ansprechpartner*innen.

Die Gründungsphase besteht aus mehreren Schritten, die von der Unternehmensgröße, der Rechtsform und deinem Businessplan abhängen. Hierbei gilt es vor allem, an Behördengänge, Anmeldungen und Unternehmensverträge zu denken. Eine vergessene Anmeldung oder die falsche Rechtsform kann Verzugsstrafen oder steuerliche Nachteile bedeuten. Auch Gesellschafterverpflichtungen und Arbeitsrechtfragen solltest du unbedingt klären.

Erfahre hier, auf welche Anmeldungen, Verträge und Rechtsfragen es in der Vorgründungsphase ankommt!

KölnBusiness berät Gründer*innen und Startups individuell und kostenfrei bei allen Fragen rund um die Selbstständigkeit.

Übersicht

Die wichtigsten Verträge für Selbstständige
Anmeldungen und Genehmigungen für Gründer*innen
Arbeitsrecht in Köln: Die wichtigsten Themen
FAQ

Rechtssicher gründen – Mit der kostenlosen Unternehmensberatung von KölnBusiness

Anmeldungen, Verträge, Genehmigungen – der Weg in die Gründung ist mit vielen Pflichten und Verpflichtungen verknüpft. Um strukturiert und erfolgreich durchzustarten, hilft dir KölnBusiness dabei, deine Unternehmung auf ein rechtssicheres Fundament zu stellen. Als 100-prozentiges Tochterunternehmen der Stadt Köln bieten wir dir einen komplett kostenlosen Beratungsservice zu Anträgen und Genehmigungen, Gründungsberatung, Verwaltungsfragen und allen rechtlichen Aspekten der Existenzgründung.

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Die wichtigsten Verträge für Selbstständige

Mit den richtigen Verträgen vor und während der Gründung sicherst du dein Unternehmen, deine Geschäftsprozesse, deine Finanzen und die Rechte deiner Partner*innen, Kund*innen und Angestellten ab. Verschaffe dir daher rechtzeitig einen Überblick zu wichtigen Verträgen für eine selbstständige Tätigkeit und Gewerbe bzw. Verträgen für Freiberufler*innen.

Folgende Verträge gilt es vor und während der Gründungsphase zu beachten:

Im Gesellschaftsvertrag, auch als Satzung bekannt, klärst du mit deinen Mitgesellschafter*innen wichtige Verpflichtungen, Vermögens- und Verwaltungsrechte, Haftungsausschlüsse, Entscheidungsbefugnisse sowie Kündigung und Auflösung. Je nachdem, ob du dich für eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft (UG, GmbH, AG) entscheidest, gilt es folgende Aspekte zu beachten:

Gesellschaftervertrag für Personengesellschaften

Aufsetzen eines Gesellschaftervertrags ist für GbRs, OGHs oder KGs ratsam, jedoch keine Pflicht
Die Satzung kann formfrei erfolgen

Gesellschaftervertrag für Kapitalgesellschaften

Für Kapitalgesellschaften wie UGs, AGs- oder GmbHs ist der Gesellschaftervertrag mit notarieller Beurkundung verpflichtend
Verpflichtende Bestandteile des Gesellschaftsvertrags sind Geschäftszweck, Firma, Sitz, Stammkapital und Geschäftsanteile

Info

Für konkretere Gesellschafterpflichten empfiehlt sich als Ergänzung zum Gesellschaftsvertrag eine Geschäftsordnung für Kapitalgesellschaften.

Sind bei Kapitalgesellschaften Gesellschafter*in und Geschäftsführer*in nicht identisch, empfiehlt sich ein zusätzlicher Geschäftsführervertrag.

Für Angestellte und Mitarbeiter*innen sind Arbeits- und Dienstleistungsverträge erforderlich.

Ob bei Verhandlungen mit Partner*innen und Investor*innen oder vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses – mit einer Geheimhaltungsvereinbarung schützt du deine Geschäftsidee, dein Geschäftsmodell und deine Geschäftsdaten.

Nimmst du Dienstleistungen von Logistik- und Transportunternehmen in Anspruch oder bietest Lieferungen an, sind Lieferverträge erforderlich. Grundsätzlich sicherst du damit Gewährleistungsansprüche für Dienstleistungen und Waren mit Liefer-, Kauf- und Werkverträgen ab.

Wenn du Investor*innen für dein Unternehmen gewinnst, folgt nach einer gründlichen Prüfung der Beteiligungsvertrag, der Anteilspreise und Mitbestimmungsrechte regelt.

Achte bei Miet- und Leasingverträgen für Gebäude, Räume oder Fahrzeuge auf Mietdauer, Kündigungsrechte und Haftungskonditionen. Mit Gewerbemietverträgen kannst du Räume für die geschäftliche Nutzung anmieten und unterliegst dank Vertragsfreiheit nur geringen gesetzlichen Beschränkungen.

Möchtest du Personen- und Unternehmensdaten schützen, solltest du dich mit Datenschutzvorschriften, Datenschutzerklärungen und Internetrecht auseinandersetzen. Zu den wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen für Datenschutz gehören:

DSGVO-Gesetz
EU-Datenschutz-Grundverordnung
ePrivacy-Richtline
Bundesdatenschutzgesetz

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten und regelt ihre datenschutzrechtliche Verarbeitung. Wenn du personenbezogene Daten geschäftlich nutzt und verarbeitest, musst du darüber in einer aktuellen Datenschutzerklärung informieren.

Bei AGBs handelt es sich gemäß § 305 Abs 1 des BGB um vorformulierte Vertragsvereinbarungen, die eine Vertragspartei der anderen auferlegt. In deinen AGBs klärst du Vertragspartner*innen und Kund*innen über alle Bedingungen für die Nutzung deiner Dienste oder Produkte auf.

Unsere Empfehlung: Obwohl sie keine Pflicht sind, solltest du vor allem für Online-Dienstleistungen, zum Beispiel Onlineshops, immer Allgemeine Geschäftsbedingungen erstellen – auch für standardisierte Vertragsbedingungen. Sie sichern dein Geschäft im Ernstfall rechtlich ab und lohnen daher in jedem Fall den Aufwand.

Folgende Punkte gilt es zu definieren, wenn du AGBs samt Widerrufsbelehrung erstellen willst:

Zahlungskonditionen und -modalitäten
Haftungsausschlüsse
Widerrufsbelehrungen
Vertragsbedingungen
Gewährleistung
Produkthaftung
Garantie

Anmeldungen und Genehmigungen für Gründer*innen

Keine Existenzgründung funktioniert ohne Anmeldungen und Genehmigungen. Wir erklären, an welchen Anmeldungen kein Weg vorbeiführt, welche Genehmigungen du für deine Unternehmung brauchst und warum du unbedingt auch an den Markenschutz denken solltest.

Anmeldungen

Zur Anmeldung der Selbstständigkeit gehören folgende Anmeldepflichten:

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Der Fragebogen gilt für Freiberufler*innen, Gewerbetreibende und Gesellschaften und ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit per ELSTER ans Finanzamt zu übermitteln. Hierdurch erhältst du deine Steuernummer
Handelsregistereintrag: Eingetragene Kaufleute, Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften benötigen für Gewerbeanmeldungen einen notariellen Handelsregistereintrag. Für die Gewerbeanmeldung benötigst du einen Auszug deines Handelsregistereintrags.
Transparenzregistereintrag: Nach dem Handelsregistereintrag erfolgt für juristische Personen wie GmbHs oder UGs der Transparenzregistereintrag. Die Eintragung muss innerhalb von zwei Wochen nach Handelsregistereintrag erfolgen.
Gewerbeanmeldung: Die Gewerbeanmeldung beim Gewerbe- oder Ordnungsamt ist abgesehen von Freiberufler*innen verpflichtend. Die Anmeldung sollte zu Gewerbebeginn erfolgen. Eine rückwirkende Anmeldung ist bis zu 60 Monate nach Gründung möglich. Übrigens: Gewerbe anmelden in Köln ist per Online-Anmeldung möglich. Möchtest du ein Gewerbe anmelden, so rechnest du in Köln mit Kosten von etwa 26 Euro.
IHK/HWK: Alle Unternehmen mit Handelsregistereintrag werden in der Regel automatisch bei Industrie- und Handelskammer (IHK) oder bei der Handwerkskammer (HWK) angemeldet.
Berufsgenossenschaft: Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft ist für Unternehmen verpflichtend und muss innerhalb einer Woche nach Gründung erfolgen. Hier geht es um rechtlichen Schutz bei Arbeitsunfällen, Berufsrisiken und Berufskrankheiten.

Genehmigungen

Je nach Branche und Tätigkeit können folgende Genehmigungen bei Ämtern erforderlich sein:

Sachkundeprüfung oder Unterrichtung für Nachweis oder Erwerb notwendiger Qualifikationen
Genehmigungen vom Gesundheitsamt in Bereichen wie Medizin, Gastronomie oder Lebensmittel
Genehmigungen der Gewerbeaufsicht hinsichtlich Arbeits-, Verbraucher- und Umweltschutz
Genehmigungen von Kreisverwaltungsbehörden im Falle von Baubetreuung, Bauträgern, Darlehensvermittlern oder Immobilienmaklern
Genehmigungen vom Bauamt bei baulichen Veränderungen

Marke schützen lassen / Logo schützen lassen

„Wie kann man eine Marke schützen?“ – diese Frage gilt für Firmennamen, Logos oder Produkte gleichermaßen. Wie du Produkte oder Namen als Marke schützen lässt, regeln in Deutschland gewerbliche Schutzrechte. Nach Marken- oder Patentanmeldung beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) gilt dein Markenschutz zehn Jahre und lässt sich gebührenpflichtig verlängern.

Ein Patentschutz gilt maximal 20 Jahre. Der Schutzzeitraum erlischt nach 20 Jahren ohne Verlängerung. Möchtest du Produkte, Firmenamen, Logos oder Marken schützen lassen, so variieren die Kosten nach Zeitraum, Patentansprüchen oder Markenklassen. Eine günstigere Variante ist das Gebrauchsmuster mit kürzerem Anmeldungszeitraum.

Geschäftskonto

Um private und geschäftliche Finanzen zu trennen, empfiehlt sich ein Geschäftskonto. Mit diesem trennst du dein Privatvermögen von deinen geschäftlichen Umsätzen und behältst deine Geschäftsfinanzen im Blick.

Betriebliche und private Versicherungen

Mit betrieblichen und privaten Versicherungen kannst du die Gründungsrisiken reduzieren. Gesetzliche oder private Krankenversicherungen sind verpflichtend. Um betriebliche Risiken zu vermeiden, solltest du auch an betriebliche Versicherungen und Sozialversicherungen denken.

Zum Versicherungsratgeber

Arbeitsrecht in Köln: Die wichtigsten Themen

Wenn du Angestellte beschäftigst, bist du an das Arbeitsrecht gebunden. Mit Arbeitsschutz, Urlaubsregelungen, fairer Arbeitszeit und Elternzeit schaffst du die Grundlagen für gute Arbeitsbedingungen. Im Zweifelsfall solltest du eine arbeitsrechtliche Beratung in Köln in Anspruch nehmen.

Die wichtigsten Aspekte umfassen:

Arbeitsschutz gemäß Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnungen und branchenspezifischen Vorgaben
Arbeitszeiten inklusive gesetzlicher Pausenregelung und Urlaubsanspruch
Löhne, Entgelt und Entgeltbestandteile (Provisionen, Gewinnbeteiligungen, Prämien, Zuschläge und Sonderzahlungen)
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Kündigungskonditionen, Kündigungsfristen und Abfindung
Gleichbehandlungsanspruch und Diskriminierungsschutz
Mitbestimmungsrechte für Betriebsräte
Elternzeit sowie Freistellung von Arbeit für Eltern und werdende Mütter

FAQ

Ab wann eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, hängt davon ab, ob selbstständige Unternehmer*innen als Arbeitnehmer*innen für Unternehmen agieren. Vor allem für Kleingewerbe und Freiberufler*innen ist Scheinselbstständigkeit ein Thema, da es hier um die Versicherungspflicht geht. Wird der selbstständige Status aberkannt, müssen Arbeitgeber*innen empfindliche Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend zahlen. Zur Feststellung von Scheinselbstständigkeit gelten Kriterien wie Weisungsgebundenheit, Abhängigkeit, Betriebseinbindung und Pflicht zur Auftragsannahme.

Die Anlaufstelle für Gewerbeanmeldung ist die Gewerbemeldestellte der Stadt Köln. Eine Gewerbeanmeldung ist auch per Online-Formular möglich.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung findet sich in der Steuerverwaltung von Mein ELSTER und lässt sich elektronisch über das ELSTER-Portal übermitteln.

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