Was sind betriebliche Steuern? Je nachdem, ob es sich um eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit handelt, können sehr unterschiedliche Vorgaben zur Steuer- und Buchführungspflicht für Selbstständige gelten. Wir zeigen hier, was du bei der Unternehmensgründung zu Steuern und Buchführung wissen musst!
KölnBusiness berät Gründer*innen und Startups individuell und kostenfrei bei allen Fragen rund um die Selbständigkeit.
Steuern, die Unternehmen auf Gewinne und Umsätze zahlen, nennen sich Unternehmenssteuern. Je nach Unternehmensgröße und Rechtsform fallen folgende Steuerarten an:
Die Umsatzsteuer für Unternehmen gilt für fast alle Umsätze innerhalb Deutschlands. Sie nennt sich auch Mehrwertsteuer, wenn sie für Kund*innen auf Rechnungen oder Kassenbons aufgeführt wird. Unter die Umsatzsteuerpflicht fallen insbesondere inländische Dienstleistungen und Warenlieferungen.
Wird dir von anderen Unternehmen für erbrachte Leistungen oder Waren Umsatzsteuer berechnet, so kannst du sie von deiner eigenen Umsatzsteuer absetzen und damit für dein Unternehmen die Steuerlast mindern. Das nennt sich auch Vorsteuerabzug aus Vorleistungen.
Der Umsatzsteuersatz fällt für verschiedene Produkte und Dienstleistungen unterschiedlich aus und liegt bei 19 Prozent oder 7 Prozent.
Sie berechnet sich mit folgender Formel:
Umsatz x Umsatzsteuersatz = Umsatzsteuer
Je nach Unternehmensgröße erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise. Ausnahmen gelten für Ausfuhrlieferungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen. Eine Befreiung liegt vor, wenn du als Kleinunternehmer*in unter dem Umsatzsteuerfreibetrag von 22.000 Euro bleibst.
Inländische Gewerbebetriebe (dazu zählen Einzelunternehmen und Personengesellschaften) müssen Gewerbesteuer zahlen, sofern ihr Gewinn jährlich bei über 24.500 Euro liegt. Kapitalgesellschaften müssen die Gewerbesteuer immer abführen. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben und kann je nach Gemeinde unterschiedlich hoch ausfallen. So beeinflusst die Standortwahl die Höhe der Gewerbesteuer, auch Hebesatz genannt. In Köln beträgt der Hebesatz zurzeit 475 %, in Düsseldorf 440 % (Stand Oktober 2023). Die Gewerbesteuererklärung gibst du im Rahmen deiner Steuererklärung ab. Durch die Gewerbesteuerermittlung verpflichtest du dich quartalsweise zur Vorauszahlung für das folgende Wirtschaftsjahr. Gewerbesteuerbefreit bleiben freiberufliche Tätigkeiten und Landwirtschaftsbetriebe.
Ein häufiges Problem in diesem Zusammenhang betrifft die sogenannte rechtliche Doppelbelastung, also die zweifache Besteuerung derselben Einkünfte von Unternehmen oder Personen. Beispiel: Bei Personengesellschaften kann es zur Doppelbelastung durch das Erheben von Gewerbesteuer seitens der Gemeinde und der Einkommenssteuer seitens des Bundes auf die selben Einkünfte kommen. Eine Doppelbelastung lässt sich vorbeugen, indem du die Gewerbesteuer auf deine Einkommenssteuer für anteilige Betriebseinkünfte anrechnest.
Ratgeber zu den Kriterien der Standortwahl deiner Unternehmung
Natürliche Personen, die freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeiten nachgehen, müssen Einkommenssteuer abführen. Bei Personengesellschaften wie eingetragenen Kaufleuten, GbRs oder OHGs hängt die Einkommenssteuer vom Gewinn ab. Bei Einzelunternehmen ergibt sich die Steuerermessung aus Gewinnen abzüglich abzugsfähiger Ausgaben und Extraaufwendungen. Bei Verlustwirtschaft bleiben Unternehmen einkommenssteuerbefreit. Beachte für Steuerentlastungen auch den nicht versteuerten Grundfreibetrag sowie Freibeträge für Kinder, Alleinerziehende und Gewerbesteuerzahlungen.
Die Versteuerung erfolgt im Rahmen der persönlichen Einkommenssteuererklärung. Der Veranlagungszeitraum ist in der Regel das Kalenderjahr. Da sich das steuerpflichtige Einkommen erst nachträglich ermitteln lässt, erfolgen Einkommenssteuervorauszahlungen, deren Höhe das Finanzamt bestimmt. Bei einer Existenzgründung erfolgt die Vorauszahlung auf Basis deiner Angaben im Betriebseröffnungsbogen.
Zusätzlich zur Einkommenssteuer kommt bei katholischer oder evangelischer Religionszugehörigkeit die Kirchensteuer mit fünf bis neun Prozent sowie in seltenen Fällen der Solidaritätszuschlag hinzu.
Ab wann jemand körperschaftssteuerpflichtig ist, hängt davon ab, ob es sich um Kapitalgesellschaften bzw. juristische Personen handelt. Falls ja, entrichtest du statt der Einkommenssteuer die Körperschaftssteuer für Gewinne von GmbHs, AGs und UGs. Eine uneingeschränkte Körperschaftssteuerpflicht gilt für Unternehmen mit inländischem Sitz. Unternehmen mit Sitz und Geschäftsleitung im Ausland bleiben für inländische Einkünfte beschränkt körperschaftssteuerpflichtig. Die Körperschaftssteuer liegt fest bei 15 Prozent.
Genau wie die Körperschaftssteuer gilt die Kapitalertragssteuer nur für Kapitalgesellschaften und wird auf Dividenden und Gewinnausschüttungen erhoben. In der Regel liegt der Steuersatz bei 25 Prozent. Sie lässt sich auch als Startup Investment-Steuer verstehen, denn sie stellt einen hohen Kostenfaktor für Investor*innen dar, die in Startups investieren und kann sich negativ auf die Investitionsbereitschaft auswirken.
Wer Angestellte beschäftigt, muss die Lohnsteuer einbehalten und abführen. Die Anmeldung der Lohnsteuer erfolgt elektronisch. Bei der Entgeltabrechnung gilt es auf je nach Arbeitsverhältnis variierende Sozialversicherungsbeiträge zu achten.
Fristen für Steuererklärungen unterscheiden sich je nach Steuerform. Möchtest du auf Nummer sicher gehen, empfiehlt sich die Hilfe von Steuerberater*innen. Zu den wichtigsten Fristen zählen:
Dank Rechtsformwahl und transparente Buchführung für Startups kannst du effizient Steuern sparen. Steuervergünstigungen umfassen:
Transparente Unternehmens- und Startup-Buchhaltung ist die Grundlage für eine korrekte Versteuerung. In deiner Buchführung dokumentierst du Einkünfte, Ausgaben, Verbindlichkeiten sowie Abschreibungen. Die Buchführung für Selbstständige sollte schon vor der Gründung beginnen, um Betriebsausgaben nachträglich anzurechnen. Folgende Buchführungsvarianten lassen sich unterscheiden:
Freiberufler*innen, Einzelunternehmer*innen und Personengesellschaften können gemäß § 60 Abs. 4 des EStDV die vereinfachte Buchführung mit Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) nutzen. Zumindest, sofern der Jahresumsatz unter 600.000 Euro und der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt. Bei Überschreiten gilt die Pflicht zur doppelten Buchführung. Die EÜR unterliegt geringeren Buchführungszwängen und nutzt eine Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und -ausgaben. Bei der EÜR zählt zudem nur der tatsächliche Zeitpunkt geleisteter Ausgaben oder erhaltener Zahlungen.
Weitere Verpflichtungen umfassen die Führung eines Kassenbuchs für bare Geschäftsvorfälle sowie die Aufzeichnung von Wareneingängen und Warenausgängen (bei Verbrauch oder Weiterveräußerung).
Ein weiterer Vorteil vereinfachter Buchführung liegt im Anrecht auf Ist-Versteuerung. Mit Ist-Versteuerung entrichtest du die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang.
Kapitalgesellschaften, eingetragene Kaufleute und Personalhandelsgesellschaften sind zur doppelten Buchführung mit Bilanzierung, Gewinn-Verlustrechnung und Jahresabschluss verpflichtet. Einzelunternehmer*innen sowie Land- und Forstwirt*innen sind bei Überschreiten von Gewinn- und Umsatzgrenzen ebenfalls zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Die Bezeichnung „doppelte Buchführung“ für Gewerbe leitet sich von zwei Buchungskonten bestehend aus Bestands- und Erfolgskonten ab. Auf beiden Konten erfasst du Geschäftsvorgänge und Buchungen – einmal im Vermögensbereich und einmal im Erfolgsbereich. Den Vermögensbereich bilden Bestandskonten, den Erfolgsbereich bilden Erfolgskonten ab. Zur besseren Übersicht kommt ein Kontenplan zum Einsatz, in dem du alle unternehmerischen Konten auflistest und in Kontenklassen unterteilst. Zu Beginn und Ende jedes Geschäftsjahres stellst du Erträge und Aufwendungen als Jahresabschluss anhand von Bilanz und Gewinn-Verlustrechnung gegenüber.
Die Wahl des Buchführungssystems ist vom Gesetzgeber je nach Rechtsform vorgegeben. Bei der vereinfachten Buchführung genügt eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware, mit der du Einnahmen und Ausgaben dokumentierst. Eine doppelte Buchführung erfordert mehr Kenntnisse mit Buchhaltung, daher ist bei Fragen die Hilfe von Steuerberater*innen ratsam. Eine doppelte Buchführung für Freiberufliche kann bei unübersichtlichen Buchungen trotz Mehraufwand ebenfalls Vorteile bieten.
Um richtig Rechnungen zu schreiben, gilt es Form- und Inhaltsvorgaben zu erfüllen. Dazu zählen laut § 14 des UstG:
Wer als Unternehmen Steuern entrichtet, muss gemäß der Dokumentationspflicht Steuerunterlagen, Rechnungen und Buchungsbelege bis zu zehn Jahre aufbewahren.
In Deutschland und somit auch in Köln dient der Gewerbesteuerhebesatz zur Berechnung der zu entrichtenden Gewerbesteuer.
Der Hebesatz in Köln lag in den Jahren 2012 bis 2023 bei 475 Prozent.
Freiberufliche Tätigkeiten zählen nicht zu den gewerblichen Rechtsformen und bleiben gewerbesteuerbefreit.
Kleingewerbe sind gewerbesteuerpflichtig, bleiben jedoch meist durch den Gewerbesteuerfreibetrag von der Gewerbesteuer befreit. Ein Gewerbe gilt als Kleingewerbe, solange der Jahresumsatz 600.000 Euro und der Jahresgewinn 60.000 Euro nicht überschreitet.
Die Gewerbesteuer lässt sich wie folgt berechnen:
(Gewinn – Freibetrag) x 3,5 Prozent x Gewerbesteuer-Hebesatz = Gewerbesteuer
Gemäß § 3 Nr. 2 des EstG ist ein Gründungszuschuss steuerfrei.
Umsatzsteuerpflichtig sind alle Unternehmen, sofern sie nicht unterhalb des aktuellen Umsatzsteuerfreibetrags bleiben.
Die Umsatzsteuervoranmeldung gibst du monatlich oder vierteljährlich ab, um die Umsatzsteuer beim Finanzamt anzumelden oder Vorsteuerüberschuss geltend zu machen.
Viele Startups wählen die GmbH-Rechtsform mit beschränkter Haftung. Hier gilt es, auf Steuern wie Körperschafts-, Umsatz- und Gewerbesteuer sowie die doppelte Buchführung zu achten.
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